Hantering av personuppgifter

Från den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR).
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/

Styrelsen för Zetterlundsvägens samfällighetsförening (nedan samfälligheten) bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas rörande samfälligheten medlemmar (medlemsregister, fakturor mm) och vad uppgifterna ska användas till. Styrelsen är personuppgiftsansvariga.

Personuppgift

Samfälligheten behandlar endast nödvändiga personuppgifter som fastighet, fastighetsägare, adress, postadress och e-postadress samt faktureringsuppgifter. Dessa personuppgifter sparar vi och behandlar för att kunna bjuda in till stämma, hantera fakturering samt att på andra sätt kommunicera med samfällighetens medlemmar. Väljer man att samfälligheten inte får spara e-postadress kan man heller inte få fakturor eller övrig information skickat via e-post. Fakturorna kommer då framöver att skickas brevledes.

Avtal och samtycke

Grunden för samfällighetens personuppgiftshantering är det avtal som finns med medlemmarna där föreningens stadgar kan ses som ett avtal, vilket innebär att den vanliga medlemshanteringen baseras på avtal. Samtycket till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som är ägare till en fastighet inom samfälligheten är detta däremot inte tillämpbart, när en fastighet överlåts så blir du också automatiskt delägare i samfälligheten som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna.

Uppgiftsminimering

Samfälligheten tillämpar uppgiftsminimering, dvs. vi tar endast in den information som är nödvändig för att kunna upprätthålla den verksamhet som bedrivs av samfälligheten och den kommunikation som är nödvändig med samfällighetens medlemmar.

Korrekthet

Vår ambition är att alltid ha så korrekta och uppdaterade uppgifter som möjligt och styrelsen för samfälligheten vill vänligen uppmana alla medlemmar att meddela oss om ni har ändrat någon uppgift, till exempel om ni flyttat eller bytt e-postadress. Samfälligheten hanterar endast medlemmars personuppgifter för samfällighetens arbete och lämnar inte personuppgifter vidare.

Personuppgiftsincident

Om ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar så måste den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen inom 72 timmar. Vid eventuellt dataintrång i någon del av samfällighetens register upprättar vi anmälan för alla våra medlemmar.

Registerutdrag

Du som är registrerad i medlemsregistret för samfälligheten har rätt att från och med den 25 maj 2018 få ut en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig, även sådant som eventuellt lagras i fritextfält i medlemsregistret.

Radering

Om det saknas legitima skäl för att behålla personuppgifter registrerade om dig så har Du som medlem rätt att få alla personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Du har som tidigare ägare till en fastighet rätt att få dina uppgifter i medlemsregistret raderade, uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt kan inte raderas.